Gestión de documentos del Sistema de Organización Records

En las ciudades mayores, hay varias organizaciones que se establecieron hace más de 100 años. Estas organizaciones han tenido documentos legales, formularios de afiliación y otros documentos, lo que explicaría el origen de la organización. Algunas ciudades, clubes recreativos eran muy populares eran configuración hace mucho tiempo; tendrían una carta o miembros y normas que eran aplicables en ese momento. Sistemas de gestión de documentos se pueden utilizar para los registros de la organización; estos documentos físicos se pueden almacenar de forma segura utilizando un sistema de gestión documental.

Estas organizaciones patrimoniales querrían archivar estos documentos para que las personas puedan acceder a él sin afectar a la integridad física del papel. La digitalización de estos documentos ayudaría al reducir el uso de estos documentos físicos. Estos documentos físicos serían muy frágil; el manejo de estos documentos debe hacerse con mucho cuidado. Ahora, con servicios de digitalización, el documento puede ser almacenado y se demostró que muchos individuos sin afectar el papel físico. La digitalización de estos documentos debe hacerse con cuidado; estos documentos se pueden almacenar en línea para mantenerlos a salvo. El uso de un documento de la gestión de los archivos del sistema se pueden guardar y recuperar fácilmente. A veces, puede haber diferentes versiones de un mismo archivo, cuando varios individuos son capaces de acceder y editar el archivo. Las versiones de los documentos se pueden almacenar; cuando un archivo final se debe crear todos los cambios se guardan, por lo que no hay pérdida de datos

Los sistemas de gestión de documentos son una combinación de varios factores, la digitalización; los documentos son escaneados a través de un escáner, los archivos escaneados se comprueba su calidad antes de que salga para el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), esto se utiliza para convertir el archivo en un documento basado en texto. El documento se sube a un WSM un flujo de trabajo Soluciones Matrix; esto ayuda a archivar estos documentos.

documentos físicos son digitalizadas mediante un escáner y se guardan seguro digitalmente, documentos escaneados se pueden guardar en varios formatos, formatos TF y PDF son los más seguros entre ellos. Imágenes TIF son de menor tamaño la calidad se mantiene incluso después de la compresión. Formato PDF en el otro lado son más pesados ​​y el texto se puede copiar de ellos.

Los documentos se almacenan en línea y que están indexados, los individuos pueden buscar estos archivos posteriormente a través de un mecanismo de búsqueda interna. Recuperación de documentos físicos se necesita mucho tiempo, ahora con WSM, los documentos se pueden buscar fácilmente a través de filtros que permiten que ayuda en la búsqueda de documentos y acceder a ellos más rápidamente. Los documentos que se digitalizan se pueden almacenar y algunos usuarios se pueden dar el permiso, ya sea para acceder a ella o modificarla. En función de los roles y permisos asignados a los individuos dentro de un grupo. Alertas y notificaciones se pueden configurar, por lo que como y cuando sea necesario se realiza un cambio en el archivo, las personas que se les ha dado acceso sabrían las modificaciones que se han hecho a un archivo en particular.

registros de organización tienen que ser almacenado de manera muy segura; estos pueden ser impresos de solicitud u otros documentos legales. En una organización sólo se dan una serie de personas el acceso a estos archivos, esto se puede hacer fácilmente a través de flujos de trabajo Soluciones Matrix. Sistemas de gestión de documentos son muy ventajosos para las organizaciones registros; la gestión de documentos antiguos y nuevos se necesita mucho tiempo y el espacio. Mediante la digitalización y el almacenamiento de los registros de la consumo de papel disminuye en gran medida. La principal ventaja DMS ofrece es que los archivos están disponibles instantáneamente.

Los documentos pueden ser clasificados y conservados de forma segura. Organizaciones de patrimonio mayores pueden tener una lista de miembros que eran los primeros miembros que se unieron a la organización; estos documentos pueden ser escaneados y preservados por un período de tiempo más largo. Documentos físicos son propensos a los daños, un sistema de gestión documental permite al documento que se almacena de forma segura evitando que cualquier forma de daño Hotel  .;