Top Cinco consejos para Correr Productivo & Reuniones Eficaces

¿Alguna vez has estado en una reunión en la que hay una agenda pero no es seguido? O, donde se discute el mismo tema en varias ocasiones, sin solución? Si su respuesta es sí, usted está en la mayoría. A lo largo de mi carrera, he asistido a cientos de reuniones que eran improductivas y una pérdida de tiempo. Sin embargo, con la planificación y ejecución adecuada, puede organizar una reunión bien dirigido. El siguiente artículo ofrece algunos consejos para desarrollar y ejecutar reuniones efectivas:

1. Decidir qué usted quiere tener una reunión. ¿Cuál es el propósito de la reunión? ¿Qué estás tratando de lograr, dirección, o resolver? Si usted puede manejar el problema por sí mismo o con una segunda persona, después de una reunión no es necesaria. Sólo programar una reunión cuando se necesita el aporte de un grupo más grande de personas o tienen un problema que necesita ser discutido con un grupo específico de personas, como su gestión /equipo de liderazgo o un comité designado.

2. Si determina que una reunión es necesario, desarrollar y compartir una agenda con los que van a asistir a la reunión por lo menos una semana de antelación. La agenda debe especificar los elementos a tratar, qué tipo de resultados que usted espera en relación con cada elemento (por ejemplo, la necesidad de entrada suficiente para tomar una decisión, quiere desarrollar un plan de acción), el tiempo asignado a cada tema del programa, inicio y final de la reunión, y cómo se llevará a cabo la reunión (por ejemplo, cara a cara, teleconferencia). La distribución de la agenda de una semana de antelación dará a los participantes que cumplan la oportunidad de formular las preguntas o buscar información adicional antes de la reunión. También ayudará a los participantes a prepararse para la reunión, liberando tiempo valioso durante la reunión real de llegar al corazón del asunto.

3. La persona que dirige la reunión (facilitador) debe adherirse a los temas de la agenda. Si alguien plantea una cuestión que no está en el orden del día o no relacionado con los temas del programa, colocarlo en el y" estacionamiento " y; El estacionamiento sirve como un recordatorio para discutir esta cuestión en un momento posterior, ya sea al final de la reunión o en una futura reunión.

4. El facilitador también debe asegurarse de que el tiempo asignado para cada tema del programa es honrado. Dos sugerencias para lograr esto incluyen:

a. El establecimiento de una regla, de antemano, que la gente no puede repetir lo que otro individuo ya ha dicho. Pueden, sin embargo, ofrecer nuevas ideas o sugerencias, o hacer preguntas para fines de aclaración.

b. Solicitando las aportaciones de cada participante primero antes de permitir que una persona que ya ha hablado de volver a hablar. Esto asegura que escuche todo el mundo y' s perspectiva, y evita que los individuos detallados de monopolizar la conversación.

Las sugerencias anteriores deben avanzar el programa, asegurando que la reunión termina a la hora indicada en el orden del día.

5. Una vez que la reunión ha terminado, distribuir los minutos de una manera oportuna, por lo general dentro de una semana después de la reunión. Las actas deben reiterar los temas del programa, lo que se decidió, ¿qué medidas de acción será tomada, que fue asignado a un paso de acción específico, y cuando las medidas de acción necesita ser completado. El facilitador o una persona designada debe seguir con los participantes de la reunión para asegurarse de que completen sus tareas en el acordado plazos. Cuando la gente toma acción, impulsando las cosas hacia adelante, esto anima a la gente a asistir a las reuniones futuras, ya que pueden ver el progreso y el éxito.

Siguiendo los cinco consejos mencionados anteriormente, usted debería ser capaz de ejecutar las reuniones que son más eficientes y eficaz. El desarrollo de una agenda específica y compartirlo con antelación, se pegue a la orden del día, el establecimiento de límites de tiempo para cada tema del programa, asegurando que el aporte de todos se ha solicitado, y el seguimiento para asegurarse de que todos hayan completado sus tareas de manera oportuna puede hacer que las reuniones sean más productivo y exitoso. Cuando las personas asisten a las reuniones bien dirigidas y ver que se están haciendo progresos, que son más propensos a asistir y participar en las reuniones futuras

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