3 pasos para ir sin papel

Uno de mis áreas de especialidad en mi productividad y la organización del trabajo de consultoría es la gestión de papel y- Ayude a los clientes a determinar las mejores formas de procesar, gestionar y almacenar el papel en su vida y en su trabajo. De hecho, me gusta trabajar con papel y procesamiento de la información (hey, I &';? Ma organizador profesional, a la derecha), pero sé que la mayoría de la gente simplemente don &'; t. Muchos clientes lo largo de los años me han preguntado acerca y" ir sin papel, y" sin saber muy bien lo que eso significa. It &'; s algo I &'; Siempre he sentido curiosidad por, pero necesitaba una excusa para tratar de poner en práctica.

Sin Papel significa procesar y almacenar menos papel que se tenía anteriormente. Medios sin papel, así, estar completamente libre de papel y- algo que creo que es bastante difícil de ver con los montos absolutos de papel que parecen fluir en nuestros buzones no importa lo que hacemos. El ir sin papel, sin embargo, es absolutamente factible, y no tan duro, como I &'; he descubierto de primera mano

A principios de 2009, que comenzó el año con una buena cantidad de papel en mi oficina -. tres cajones de archivo completo de documentos importantes, y unos quince carpetas de materiales de seminarios, clases y conferencias. Para algunos, unos pocos cajones de archivo de papel y algunas carpetas surtidos no pueden ser mucho en absoluto, mientras que para otros, puede parecer como una montaña de papel! Para mí, la mayor parte de ese documento fue archivado, y un gran candidato para la reducción de sin papeles. Así que este mes de enero, me hizo una resolución para ir como papel menos posible, con el objetivo de reducir mi papel almacenado en un 75% o más. ¿Pero cómo? Estos son los pasos que he usado para reducir mi papel:

Whittle ella. I &'; soy bastante bueno en mantener mis archivos a lo esencial, pero incluso tuve la oportunidad de limpiar alrededor del 15% de mi papel almacenado por sus candidatos entre mis viejos documentos y eliminar lo que ya no era útil o relevante. It &'; s más fácil de trabajar en un cajón (o incluso una parte de un cajón) a la vez para evitar conseguir abrumado. Mantenga una papelera de reciclaje y una bolsa o caja para la trituración a mano, y va a través de cada archivo, carpeta, carpeta o documento con un ojo frío y duro y mantener sólo lo que realmente necesita y- y tirar el resto. Usted debe quedar con sólo sus documentos clave. Dejar de lado cualquier docs inusuales como avisos oficiales del gobierno (certificados obras, de nacimiento /muerte /matrimonio /divorcio).

escanearlo. Mantener el papel y' s dejó simplemente isn y' t necesario si usted puede encontrar maneras alternativas de almacenamiento de la información y- it &'; s la información que y' s valioso, no necesariamente el papel. Sobre todo en la edad de búsquedas fáciles en nuestras computadoras, a veces tiene sentido perfecto para centralizar su información en su equipo tanto como sea posible. Para mí, decidí que, si bien gran parte de la información que yo quería seguir era extremadamente valioso, el papel real tenía que ir y- así que la exploración fue la respuesta. Para facilitar el proceso, he elegido una solución de escáner /software de alta velocidad de la compañía aseado, llamado NeatWorks ADF. Cuando usted y' re haciendo un importante proyecto de exploración como este, que realmente necesita un escáner diseñado para escanear documentos de varias páginas, así como el software que pueden ayudar a facilitar el proceso. Recomiendo una solución que puede escanear a PDF, además de una base de datos propia. Una vez que los documentos son escaneados y copias de seguridad, puede triturar o reciclar los originales.

almacenarlo. Recuerde que los documentos inusuales dejamos a un lado anterior, como los certificados del gobierno, documentos de préstamos hipotecarios, y otra errata? Definitivamente escanear los que son demasiado, pero yo sugiero mantener los originales en un lugar seguro, como una caja de caja de seguridad o la seguridad. Mientras que usted puede obtener copias de ellos de nuevo de las agencias responsables, it &'; s por lo general un montón de problemas para hacerlo, y simplemente más fácil mantener una pequeña cantidad de estos papeles en la mano.

Al hacer lo que yo y' he descrito, que fue capaz de reducir drásticamente la cantidad de papel que I &'; m almacenamiento. De hecho, todo se ha editado hasta caja de archivo un escritorio cerca de siete pulgadas de profundidad y- que y' s que. No hay cajones grandes archivos o cajas, ni pilas de papeles. Una caja, no más y- todos los papeles viejos se han ido ahora, con el espacio vacío dejado a su paso.

¿Cuáles son sus estrategias de reducción de papel? ¿Ha tratado de ir sin papeles Hotel  ?;