Número 1 Beneficio de Eventos y 7 Consejos

He organizado y ejecutado una gran cantidad de eventos por diferentes motivos en los últimos años. Los eventos son a la vez emocionante y agotador. Pero ¿por qué ellos lo hacen?

El # 1 en beneficio de los acontecimientos es que traen FOCUS. Todo el mundo se envuelve en eventos - las que llevan la carga, compañero de personal o voluntarios ayudando, clientes y medios de comunicación. (¿Quién sabe tal vez a sus animales en la granja se emocionan cuando saben que van a ser recibidos por hordas de niños.)

Un evento puede ser un taller de jardinería tiene en sus manos para 10 personas, la participación en un gran conferencia de yoga con un stand, o un día de fiesta temática en su granja.

Eventos merecen atención. Ellos brillan una luz sobre su empresa, sus productos y servicios - por lo que quieren asegurarse de que cualquier tipo de evento que está haciendo se hace bien. Aquí hay 7 consejos para tener en cuenta.

Conozca por qué está haciendo el evento

. Asegúrese de tener un propósito claro y metas para su evento. ¿Estás tratando de llegar a nuevos clientes? Es puramente para ventas adicionales? ¿Estás tratando de obtener la cobertura de los medios de comunicación? Asegúrese de planificar su evento para alcanzar dichos objetivos.

Comience a planificar un mínimo de 6 meses de anticipación, idealmente a 1 año. 3 meses es posible pero es apretado. ¿Por qué tanto tiempo? Vea el siguiente punto.

Promover correctamente. Los plazos de entrega son importantes para que pueda consolidar todos los detalles necesarios - Fecha /hora /lugar /actividades /altavoces /patrocinadores etc. Esto es especialmente importante cuando se imprimen materiales como un volante. Para un evento simple, la promoción puede significar 1 página volantes de su impresora doméstica, un listado en su sitio web, y una serie de correos electrónicos a sus suscriptores del boletín. Para eventos más grandes, es posible que desee desarrollar un aspecto gráfico específico para el evento, imprimir una postal o un folleto de aspecto profesional, le dan una página en su sitio web, así como su promoción a su lista de correo electrónico. Cuanto más tiempo usted tiene más gente que puede contar sobre el evento, así como la más exitosa será.

Sé eventos conscientes muchos recursos. Para mí este es el número uno negativo acerca de los acontecimientos. Pueden ser increíblemente muchos recursos - que requiere tiempo y dinero. Por ejemplo, puede que tenga que aumentar la producción para tener más producto listo y /o encontrar personas adicionales al personal de su stand en la conferencia de ese fin de semana.

Trazar una línea de tiempo. Al iniciar la planificación de un evento sentarse y hacer una lista de todos los pasos necesarios. Estimar cuánto tiempo tomará cada paso, y quién será el responsable de la misma. Mantenga la lista actualizada tanto como sea posible, aunque esto siempre va un poco fuera de la pista cerca del evento real.

empiezo una hoja de cálculo Excel y registrar todas las medidas posibles que se me ocurre en una línea separada. Luego vuelvo y ordenarlos por cuando tienen que ser completado. Me tomar notas sobre una copia impresa y actualizar el archivo de Excel en curso y después del evento para que toda la información está ahí para la próxima vez.

Tenga una lista de suministros. Al igual que en la línea de tiempo que prefieren mantener una lista en Excel de todo lo necesario para el evento. Utilice sub-categorías como sea necesario - por ejemplo, antes del evento, en el evento, el seguimiento. Ningún elemento es demasiado pequeño. Comience con la estimación de todo lo necesario y luego en cuenta los datos reales utilizados. Para el próximo evento que todo estará en un solo lugar. Por ejemplo - 1.000 tarjetas postales impresas /700 distribuidos, 40 libras de salchichas utilizados para las muestras /2 libras sobrantes, la próxima vez traer 2 cubos de basura para los residuos de la muestra, etc.

Evite salida eventos. Debido a que los eventos son muchos recursos, evitar eventos que sólo se llevará a cabo una vez. Busque los sucesos que se pueden hacer sobre una base regular. Tal vez cada mes de agosto le ofrecen talleres de conservas. Tal vez su foco está asistiendo a 3 conferencias cada año. Tal vez sea una casa abierta anual de primavera. La ventaja es que su evento será mejorar continuamente a medida que aprende lo que funciona y no se le recreando la rueda cada vez que cuando se trata de procesos y esfuerzos promocionales Hotel  .;