¿Fuera de la vista, fuera de la mente? Manipular papel y archivos con tres decisiones Fácil

¿Las pilas de papel y pilas de archivos en su escritorio parecen multiplicarse y asumir una vida propia?

¿Tiene miedo de poner algo de distancia, ya que podría olvidarse de él?

Al abrir el correo, piensa usted, "Voy a poner aquí por ahora"? ¿El 'ponerlo aquí por ahora' pila seguir creciendo?

Si su respuesta es "Sí" a cualquiera de los anteriores, que está retrasando la toma de decisiones. Este retraso se traduce en aumento de desorden en su escritorio. El desorden lleva a abrumar. Abrumar conduce a la disminución de la productividad. Se puede ver que todo esto conduce a nada bueno

Sólo hay tres decisiones que tienes que hacer:.

Decisión # 1: ¿Qué hacer con el correo. Cuando el correo llega, ir sobre ella por su bote de basura y tomar una de las siguientes acciones:

• Echarlo. Si no lo necesita, tirarlo a la basura (que puede incluir la trituración o reciclaje). Cuanto más que tiras, menos tienes que cuidar. ¡Tú ganas!

• Delegarla. Si alguien puede hacerlo, transmitirlo.

• Hazlo ahora. Si esto es algo que se puede hacer en dos minutos o menos, hazlo ahora. Esto puede significar realmente hacer la tarea o la programación de la tarea en su agenda o lo ponga en su lista de "hacer".

• Hacerlo más tarde. Si esto es algo que necesitará más adelante, no puede hacerse cargo de este momento, o que le llevará un tiempo para terminarlo, pasar a la Decisión Nº 2.

• Mantenga siempre. Si esto es algo que tiene que aferrarse a, pasar a la Decisión Nº 3

Decisión Nº 2: ¿Cuándo se necesita volver a verlo? Cuando usted necesita para hacer referencia al papel en el futuro (como una invitación o un mapa) o es necesario recordar a tomar acción en una fecha específica, se necesita un archivo de vencimientos. Esto es lo que hace:

• Reúna estos suministros:

* Un cajón o una caja que se acomoda a los archivos colgados

* 43 carpetas de archivos colgantes

* 43 colgantes pestañas carpeta de archivos, 31 de un color y 12 de otro color

* Su pluma favorita o Sharpie

• Siga estos pasos:

* Escriba los doce meses en 12 fichas de un color; insertarlos en el lado izquierdo de 12 carpetas colgantes

* Escribe los números 1.31 a las 31 fichas del otro color; insertarlos en las carpetas restantes 31 colgantes, tambaleándose en posiciones distintas a la izquierda por lo que será capaz de ver de un vistazo

• Ponga las carpetas en el cajón o caja:

* Cualquier mes que usted está comenzando con (al momento de escribir, esto es de febrero), poner esa pestaña meses en el frente del cajón con las carpetas numeradas para el resto del mes detrás de él (es decir, 27 a 31, a pesar de que febrero no tiene 31 días).

* Detrás de ellos es la carpeta para el próximo mes (marzo), seguido de los archivos numerados 01.26.

* Detrás de eso son las carpetas para el resto del año.

* Presente sus documentos según el momento en que los necesitará, dando tiempo para terminar el proyecto. Por ejemplo, si su fecha límite es el 25 de marzo y crees que el trabajo va a tomar dos días, coloque el papel en la carpeta 23 de marzo. Si usted sólo tiene que acordarse de hacer algo en junio, la caída en el archivo de junio.

* Comience cada día con la carpeta del día y luego moverlo. Cuando has terminado con un día, moverlo a la parte posterior del mes siguiente.

* Cerca del final de cada mes, ir a través de los documentos que se hayan caído en la carpeta del próximo mes y los puso en la fecha apropiada. Una vez más, permitir tiempo para terminar su proyecto

Decisión Nº 3:. Si usted necesita mantener para siempre, archivarlo. Éstos son algunos consejos para su presentación:

• ¿Usted realmente necesita para mantenerlo siempre? Organizar expertos dicen que se hace referencia a sólo el 20% de lo que usted presenta. El 80% restante es innecesario y nunca miró de nuevo. No llene sus archivadores con que el 80% .... esto incluye varias copias del mismo documento

• No overstuff los cajones de archivo. Mantener dos pulgadas de espacio vacío en cada cajón para que pueda obtener los archivos y salir sin aterrizar en la sala de emergencias

• Utilice un clasificador de escritorio inclinado. Si usted tiene un montón de archivos en su escritorio que no se pueden poner de distancia porque usted está trabajando en ellos, los puso en un clasificador de escritorio inclinado. Están disponibles en cualquier proveedor de oficina. Esto evitará que los archivos visibles y fáciles de encontrar. También será menos probable que perderlos o olvidarlos

Su desafío:. Resolver para tomar una decisión sobre cada pedazo de papel cuando entra en su oficina. No 'lo puso aquí por ahora.' Tomar decisiones darán lugar a enormes beneficios. Cuando entras en una oficina que es libre de basura ... cuando ya no perder el tiempo en busca de documentos y archivos de ... cuando ya no se pierda plazos ... te sentirás menos estresado y usted conseguirá más trabajo en menos tiempo. Tómese el tiempo a ahorrar para la educación continua, unas vacaciones, o simplemente para relajarse. Serás un mejor asistente legal en el largo plazo Restaurant  .;