Ley Federal de Registros: El desarrollo de un documento Programa de Retención Robusto: Mejores Prácticas en Configuración de una política fiable

De acuerdo con la Ley Federal de Registros, el desarrollo de un programa de retención de documentos robusta es la mejor manera de establecer una política ediscovery defendible. Con frecuencia los empleados no están seguros acerca de las leyes ediscovery a seguir, los expedientes del personal que deben conservarse y el registro legal de mantenimiento de las necesidades. Hoy en día la mayor parte federal, así como las agencias estatales tienen requisitos claros para la conservación de los registros y leyes que deben seguirse. Contratistas federales, subcontratistas y empresarios, todos necesitan confirmar a estas leyes.

Tener un programa confiable para la retención de documentos es la mejor manera de asegurar su cumplimiento. Los registros deben incluir todos los correos electrónicos intercambiados ya sea entre ellos mismos o enviados fuera de los empleados. Además de mensajes de correo electrónico, todos los documentos de Word, Excel, archivos de sonido y otros archivos varios son admisibles en los tribunales. Así que los empleados necesitan para garantizar registro y almacenamiento de estos archivos periódica en un lugar seguro. Además de la grabación de los datos, tiene que haber un horario específico que detalla cuánto tiempo se conservarán algunos registros y cuando se borrarán.

Cuando el tribunal pide estos registros electrónicos, una empresa debe mostrar que eran en cumplimiento de las leyes antes de la solicitud fue enviada. No es suficiente para empezar a grabar y mantener una base de datos de estos archivos después de la orden judicial que viene, ya que si ese es el caso, entonces una fuerte multa podría aplicar en su empresa. Por esta razón, la Ley Federal de Registros anima a las empresas a crear un programa de retención para todos los documentos.

Realización de la programación no es un trabajo fácil. En lo que se refiere a documentos de papel, mantenimiento de registros es fácil. Mantenimiento de registros precisos en el caso de documentos digitales no es tan sencillo, ya que pueden ser fácilmente dañados o borrados. Creación de un equipo independiente exclusivamente para la retención adecuada de los documentos electrónicos puede ser necesario.

Tener el programa de retención de documentos adecuados no sólo usted y su empresa mantenerse en el lado derecho de la ley, sino que también le ahorrará una gran cantidad de dinero en el caso de una orden judicial. Varias compañías como Morgan Stanley han terminado de pagar multa por incumplimiento. Aparte de la pérdida monitorizada, esto también afecta de una empresa de buena voluntad Hotel  .;