La elección de las herramientas adecuadas para ir sin papel

Papel necesita mucho espacio para almacenar, y especialmente si usted y' re utilizado para la búsqueda de documentos en su ordenador, rebuscar en los montones de papel y cavar en archivadores puede parecer prácticamente arcaica! Muchas personas me han preguntado últimamente para ayudarles a ir sin papel y- es decir, reducir la cantidad de papel que tienen en sus hogares u oficinas. You &'; siempre tendrás un poco de papel y- el correo aún vendrá en la puerta, usted y' ll recoger las cosas, mientras que en el mundo, y usted y' ll todavía imprimir cosas de su equipo. El ir sin papel puede ayudarle a reducir la cantidad de espacio de almacenamiento de documentos ocupan, y que sea más fácil de procesar y encontrar sus documentos más tarde, cuando los necesite.

Hay cuatro formas básicas para ayudarle a obtener sus documentos en papel digitalizada (es decir, escanear y poner en su ordenador). Aquí y' s el resumen, así como que cada tipo es el adecuado para:

Escáneres portátiles y- Si usted viaja con frecuencia y desea obtener sus documentos escaneados inmediato, un escáner portátil le permitirá hacer justamente eso. Por lo general, estos dispositivos son pequeñas y ligeras y vienen con un software que le permitirá escanear sus documentos como archivos PDF y /o en una base de datos propia. Algunos tienen escanear una hoja o tarjeta de visita en un momento, en tanto que de gama más alta (es decir: más caro) modelos le permitirá insertar 10 o 15 hojas. Estos son una buena opción si usted tiene un volumen muy pequeño de exploración o si usted viaja mucho y- si está estacionado en su mayoría en un escritorio, otras opciones serán más fáciles de usar y es probable que para servirle mejor. Escáneres portátiles populares son hechas por la Compañía aseado, Fujitsu, y Canon, y están típicamente en el rango de $ 100- $ 200.

Escáneres de escritorio - Si usted y' re escritorio de ruedas y tiene una gran cantidad de documentos que usted y' ll quiere analizar en forma permanente, un escáner dedicado escritorio de alta velocidad puede ser una buena opción. Estos suelen ser más grande y más pesado-deber que sus contrapartes portátiles, y por lo general pueden escanear 25-50 páginas a la vez, lo que le evita tener que volver a llenar el escáner con tanta frecuencia. Estos son una buena opción si tienes un montón de escaneo que usted y' ll estar haciendo a ti mismo de forma continua. Tenga en cuenta que usted y' ll necesita encontrar espacio en su oficina para dar cabida a estos dispositivos, que son normalmente del tamaño de una pequeña impresora o fax. Modelos comunes son realizados por las mismas empresas que hacen escáneres portátiles – la Compañía aseado, Fujitsu, y Canon. Estos pueden ser bastante caro ($ 250- $ 500 +), y tienen una gran cantidad de partes móviles, por lo que si usted compra uno, y'. S vale la pena invertir en una garantía extendida si se ofrece un solo

dispositivos multifunción &ndash ; Si usted es corto el espacio en su oficina y tienen necesidades de escaneado relativamente ligeros, un dispositivo multifunción y- uno que es una impresora, escáner, fax y copiadora todo-en-uno y- puede ser capaz de manejar una variedad de tareas de oficina. Estos pueden ahorrar mucho espacio, ya que pueden reemplazar hasta cuatro dispositivos separados, y por lo general son relativamente baratos ($ 150 o así que para un modelo digno de HP, Lexmark, Canon, y otros fabricantes grandes). Estos son una gran opción si usted tiene necesidades de escaneado relativamente ligeros, ya que hacer el trabajo, pero muy lentamente y- sus velocidades de exploración suelen tomar mucho más tiempo que un escáner de escritorio dedicado. Si elige uno, asegúrese de obtener un modelo que incluye un alimentador automático de documentos (ADF), ya que le permitirá cargar varias hojas para escanear o copiar, en lugar de tener que poner una hoja en el cristal del escáner a la vez.

Servicios de exploración y- Si usted sabe que usted ganó y' t dedicará tiempo para hacer la exploración de sí mismo sobre una base regular, pero usted todavía necesita y desea que sus documentos escaneados, un servicio de análisis fuera del sitio puede ser una buena opción para usted. Cuando usted se inscribe en uno de estos servicios basados ​​en suscripción, usted y' ll recibe un sobre prepagado que llene con sus documentos y enviar a la empresa una vez o dos veces al mes. Ellos escanear documentos y enviarlos de vuelta a usted oa las cortó en su solicitud. Una vez escaneada, puede ver sus documentos en línea o descargarlos de nuevo a su equipo – it &'; s depende de usted. Estas son una gran opción si usted aren y' t planificación en hacer un hábito regular de la exploración, ya que manejan el trabajo duro para usted. Servicios de escaneado suelen comenzar alrededor de $ 15 al mes y suben a partir de ahí, dependiendo de la cantidad que necesita escaneado. Los servicios populares de escaneo son Shoeboxed (http://bit.ly/cls-shoeboxed) para las tarjetas y recibos de negocios y OfficeDrop (http://bit.ly/cls-officedrop) para documentos.

El ir sin papel puede ser un gran impulso a su productividad.

La elección de la herramienta adecuada es esencial para conseguir que comenzó con el pie derecho. ¿Qué herramientas y técnicas que utiliza para ayudarle a ir sin papel Restaurant  ?;