Enseñe a sus clientes cómo proteger su negocio mediante el uso de sus servicios

El otro día estaba hablando con un colega mío cuyo tenedor de libros en la casa de los últimos 16 años fue malversar dinero de su negocio - un buen montón de dinero mucho dinero, ya que resulta. Robo de dinero ... robo de inventario o equipos ... el robo de propiedad intelectual. En un momento u otro, casi todas las pequeñas empresas experimenta algún tipo de robo o fraude de empleados.

Las pequeñas empresas son particularmente vulnerables a estas estafas porque rara vez tienen los recursos o los controles de seguridad en el lugar para detenerlos.
Por ejemplo, muchas pequeñas empresas dependen de una persona para completar toda su contabilidad y las transacciones de contabilidad. Esta persona se abre el correo, los procesos de cuentas, hace que los depósitos, se encarga de las facturas, y supervisa la caja chica. Aunque la mayoría de las personas se encargará de este trabajo con total honestidad, este tipo de acceso no restringido hace que una empresa vulnerable.

Mi colega confiaba en ella contador dando por completo su pleno acceso a toda la información contable. Este individuo abierto el correo, tenía acceso a la información bancaria en línea, comprobar la acción etc. En los contadores propias palabras, empezó el dinero "préstamo" para ayudarla a cumplir con sus facturas mensuales. "Tenía toda la intención de pagar lo que tomé, pero cuando nadie se dio cuenta, empecé a tomar un poco más y lo siguiente que supe que estaba escribiendo un cheque para mí todas las semanas
." Mi colega ha decidido no cargos contra este individuo pero ella ha colocado un embargo contra su casa y una investigación por completo soplado está en marcha para determinar la cantidad total tomada La falta de atención
al proceso contable ha costado a mi colega muy caro -. no sólo se le trata con el hecho de que ha sido robado y traicionado, pero se va a costarle más dinero para determinar la magnitud del crimen.

robo de los empleados y la deshonestidad cuestan US empresas miles de millones de dólares cada año. Por desgracia, las pequeñas empresas tienen más que perder porque malversación, secretos comerciales robados o desaparecidos inventario puede paralizar una pequeña empresa o incluso ponerlo fuera del negocio. La única manera de prevenir esto es idear, controles eficaces prudentes en todas las áreas de exposición potencial y hacer cumplir de manera coherente.

Aquí están algunas sugerencias hacia la creación de controles financieros eficaces que protejan su negocio:

Mantenga deberes separada - ningún empleado solo debe controlar una operación financiera de principio a fin .
La persona que escribe los cheques nunca debe ser la persona que firma los cheques. La persona que abre el correo no debería también registrar las cuentas por cobrar y conciliar las cuentas. Al dividir las responsabilidades, se le hará más difícil para una persona para robarle y manipular los registros de encubrirlo

Get tus estados de cuenta bancarios personalmente -. No me importa una persona que es en condiciones de malversar la oportunidad de destruir o eliminar la evidencia de la fechoría.
En el caso de mi colega que hizo la solicitud una copia del estado de cuenta del tenedor de libros, pero por una razón u otra, el extracto bancario siempre faltaba páginas o nunca proporcionado. El dueño del negocio o un contador externo deben recibir estados de cuenta bancarios sin abrir
y cheques cancelados cada mes. Revise detenidamente. Examine los beneficiarios, firmas y endosos en cada cheque.

Estrechamente guardan los cheques de su empresa
- no sean descuidados con sus cheques. Guarde bajo llave en un cajón y no dan la llave. Utilice los controles pre-numerados, y comprobar si faltan números de los cheques con frecuencia. Tener un "cheque en blanco" procedimiento en el lugar que le requiere (el dueño) para validar todos los artículos anulados. Nunca firme un cheque en blanco

Ingresar o verificar cada cheque de nómina personalmente
-. Esto puede tomar algún tiempo, pero es generalmente bueno. Revise los controles para asegurarse de que son para la gente que conoces. Si hay un nombre que no recuerda, ir a buscar a esa persona. Mantenga un conteo semanal del número de personas en su nómina, y verificar que el número frente a la cantidad de cheques que tiene. Si está utilizando la función de domiciliación bancaria que la mayoría de las compañías de nómina ofrecen, o bien asegurarse de que está llamando en nómina se o están revisando los informes de nómina para asegurarse de que no hay nadie que les paga usted no sabe.

Vea sus cuentas por cobrar de cerca - tiene más de un empleado involucrado en el conteo y verificación de los recibos entrantes
Asegúrese de que todos los cheques entrantes los apruebe correctamente.. Compra un sello de "Sólo para depósito" con su número de cuenta en él y tienen todos los cheques endosados ​​restrictivamente cuando se abren - esto puede evitar que un empleado de cobrarlos. Personalmente investigar quejas de los clientes que el crédito no se ha recibido para los pagos. Obtener una copia del anverso y reverso de verificación del cliente, y asegúrese de que fue depositado en su cuenta de negocios.

Haga su contador tome vacaciones -. un empleado que está malversando de usted puede tener que hacer un esfuerzo continuo para ocultar este tipo de robo de
Muchos propietarios de pequeñas empresas se sorprenden al descubrir los empleados que se ven leal, nunca se van de vacaciones y nunca la estancia en casa enfermo en realidad están robando de ellos. La razón de que estas personas tienen que estar en la oficina constantemente es para cubrir sus huellas. Insista en que el empleado que realiza la contabilidad tomar unas vacaciones cada año. Lo ideal sería que estas vacaciones debe ser de al menos dos semanas de duración, y se producen al final del mes, cuando los libros se están cerrando.
Utilice esta tiempo para tener sus libros revisado por otra persona y buscar discrepancias

Asegúrese de que su cliente a entender sus libros -.. malversación comúnmente ocurre cuando la contabilidad es descuidada y sin supervisión
Como dueño del negocio, usted deben estar familiarizados con la contabilidad y registros del sistema de su empresa. De esta manera usted puede revisar fácilmente los libros y asegurarse de que nada anda mal. Si usted no es una persona "números" tienen su contador pasar algún tiempo con usted para mostrarle lo que debe buscar, o tomar un curso de contabilidad o contabilidad. Confiar en alguien más
para supervisar esta parte más importante de su negocio sólo abre la puerta al fraude.

Asegure su software de contabilidad
- no permitir el acceso no autorizado a su software de contabilidad, y asegúrese de que cada usuario tiene su propio nombre de usuario y contraseña. No comparta la contraseña administrativa con nadie más que usted (el propietario). Haga que cada usuario cambie su contraseña con frecuencia para bloquear las personas no autorizadas de este programa Restaurant  .;