¿Por qué necesitamos Document Management System?

Información, su negocio depende de ello. Pero, ¿pueden sus empleados localizar fácilmente la información que necesitan cuando la necesitan? En la mayoría de las empresas, los documentos se almacenan en una variedad de lugares como y- File trastero gabinete, en las redes, en los discos duros de PC individual, CDs y cajones de escritorio. Las personas que necesitan tener acceso a estos documentos están a menudo situados en diferentes lugares, así

La respuesta para un número creciente de empresas y- grandes y pequeños y- es un sistema de gestión documental. El mejor sistema de gestión de documentos ayudará a su oficina sin papel vaya que libera un valioso espacio de oficina que se puede poner a un mejor uso como espacio de trabajo para sus empleados. Además, el software de gestión de documentos hace que su oficina mucho más respetuosos del medio ambiente.

¿Qué es el Sistema de gestión de documentos (DMS)?

La gestión de documentos es un método de organización. Más específicamente, es un medio de base tecnológica de almacenamiento de documentos. Documentos (ya veces las imágenes) se llevan a cabo en una sola área de almacenamiento (depósito) que simplifica la gestión y la recuperación de los archivos cuando sea necesario. Dado que las organizaciones tienen necesidades variadas, los sistemas son a menudo diseñados a medida.

¿Cómo funciona?

La gestión de documentos normalmente comienza con el documento electrónico por lo general se utiliza un escáner para convertir documentos en papel (físicas) en imágenes digitalizadas. Una vez que todos los archivos son electrónicos, es más fácil de organizar la información. Además, siempre que sea posible, todos los nuevos documentos se preparan y se guardan en un formato digitalizado permanente

Cuando usted necesita para recuperar un documento desde el sistema, se realiza una búsqueda introduciendo el documento y'. S nombre. La solicitud se procesa y la información se recupera. Sistemas de gestión de documentos incluyen medidas de seguridad para garantizar que sólo los usuarios autorizados tienen acceso. Estas medidas determinan que documenta algunas personas pueden leer, y qué acciones o modificaciones que pueden hacer.

Beneficios del uso de sistema de gestión de documentos (DMS)

Un sistema eficaz de gestión de documentos ayuda facilitando archivar, organizar, compartir, recuperar, y la información segura. Los empleados también pueden ser más productivos ya que ahorran tiempo en busca de la información crítica de negocio. Un buen sistema de gestión documental que también facilita la colaboración, la decisión y la capacidad de construir sobre el trabajo de otros.

Los archivos digitales tienen una funcionalidad que no es posible con los archivos de papel. Con un sistema de gestión de documentos en el lugar, varias personas, incluso los que trabajan desde oficinas en casa o en el campo, pueden acceder y trabajar con archivos de forma simultánea. Consultar la reconciliación y la resolución es más fácil, formularios de solicitud de los clientes o los documentos de la CAF se pueden almacenar durante un largo periodo de tiempo sin ningún daño, y los documentos no pueden conseguir fuera de lugar o duplicado. Algunos ejemplos de los formularios de solicitud de los clientes son-

a. Datos de la encuesta Surveys- se recoge para muchos propósitos, censo ocurre cada pocos años. Los datos obtenidos pueden ser digitalizadas
fácilmente

b. Questionnaires- Tabulación de los datos que se obtiene a través de cuestionarios es muy fácil ahora; Se utiliza la tecnología OMR, por lo que podemos obtener valores numéricos

c. Email formas-tarjetas libres Cliente se dan muchas de marca en todo el país, mientras que la sensación de estas formas, se especifica un cuadro para cada letra

d. Registro Aplicaciones- aplicables a obtener un servicio o producto es más fácil ahora, para cada área, como el nombre de la persona o su /su dirección hay cajas especificadas donde los individuos necesitan para escribir en mayúsculas. Se asigna un código de barras para cada aplicación ahora para que sea más fácil para recuperar datos cuando sea necesario.

Mejora de la atención al cliente es otro beneficio intangible significativo. Los archivos están al alcance de todos los empleados para que consultas de los clientes se pueden responder con mayor rapidez y eficacia. Gestión de documentos ayuda a las empresas y organizaciones gubernamentales para procesar los datos con facilidad, la entrada de datos manual es lento y pueden producirse errores al introducir los datos. La duplicación se evita y datos se puede comprobar fácilmente. Cliente de gestión de formulario de solicitud es un servicio que las empresas de gestión de documentos proporcionan. Las empresas pueden ahorrar dinero en gastos de impresión y copiado, y también hay una menor necesidad de espacio de almacenamiento de archivos en el sitio como fuera Restaurant  .;