Business Report Consejos de escritura

Vamos a suponer que usted tiene que escribir un documento de trabajo o estudio. Sus instrucciones consisten en el título que son de usar y nada más. Podría — con sólo el título de guía y mdash; escribes un documento adecuado

sin ambigüedades, la respuesta es no

¿Por qué?.? Debido a que aún no le han dicho cosas como la OMS el documento es, por qué lo quieren o lo que ya saben (o no saben).

Sin esta información, es muy poco probable que usted ' ll acaba de pasar a escribir un documento que se dirige correctamente estas preguntas de quién, por qué y qué

Consejo # 1:.. Sus lectores y mdash; tanto como el tema del documento y mdash; determinará lo que escribes

Este artículo aborda estas preguntas claves y le ayudará a aprender más acerca de sus lectores y sus necesidades.

¿Quién va a leer este documento?

Antes de empezar a escribir, hacer lo mejor identificar quién va a leer el documento. ¿Va a ser una sola persona, o podría ser aprobado en torno a los demás?

Si usted está escribiendo para un solo lector, estás de suerte. Esto hará que sea relativamente fácil de apuntar su escritura en sus expectativas y nivel de conocimientos específicos.

Si usted está escribiendo para varias personas, sin embargo, que puede tener diferentes expectativas y niveles de conocimiento. Si es así, ¿puede identificar a uno de ellos como su lector principal: la persona cuyos intereses que más necesita para satisfacer

Si es posible, puede ser mejor para escribir el documento como si usted está escribiendo sólo para este lector principal. Tratando de satisfacer las necesidades de varios lectores diferentes a la vez puede ser muy difícil. Corre el riesgo de acabar con un documento que trata de ser todo para todos pero termina siendo nada para nadie.

A veces puede que no sea posible señalar un lector como el lector principal. Puede que tenga que escribir para varios lectores diferentes (o grupos de lectores), y puede ser importante para satisfacer a todos. En tal caso, podría ser la mejor manera de escribir dos o más documentos separados, cada uno de ellos estrechamente adaptados a las diferentes necesidades de un lector o grupo específico

Consejo # 2:. Antes de empezar a escribir, identificar claramente quién usted está escribiendo para. ¿Por qué mis lectores quieren este documento?

Una de las preguntas más valiosas que usted puede pedir a sus lectores es por qué quieren el documento. ¿Qué es lo que quieren hacer con la información que va a ganar?

La gama de posibles respuestas es tan variada como la gama de posibles lectores. Por ejemplo:

• Lector A lo desea, puede leer una introducción general al tema antes de que decida si y cómo utilizar la información más

• Lector B lo desea, puede usar su información para persuadir a un cliente o superior a un determinado curso de acción

• Lector C puede que desee utilizar su información para evaluar una idea de su propia

• Reader D puede que desee utilizar su información para evaluar una idea de otra persona

• Lector E puede ser un compañero experto que quiere revisar otras opiniones sobre el tema; i.e.yours

• Reader F puede querer una breve visión general y directa para que sepa lo suficiente como para no ser avergonzado cuando se discute el tema

Consejo # 3:. Antes de empezar a escribir, identificar claramente lo que sus lectores esperan de su documento.

¿Qué es lo que mis lectores ya saben

Imagine que un colega le pide su consejo sobre una decisión de compra y mdash;? ya sea para un PC, un coche, una casa o una mascota. Idealmente, qué nivel de detalle le proporcionará en su respuesta?

a. Me lanzo mi respuesta a un nivel muy técnico. Siempre pueden saber lo que significa más tarde.

b. Me lanzo mi respuesta a un nivel muy simple con el fin de tener la certeza de que no iba sobre su cabeza.

c. Me lanzo mi respuesta a un volumen moderado y espero que esto era adecuado.

d. Me lanzo mi respuesta en el nivel que sea conveniente para mí.

e. Ninguna de las anteriores. Vamos a considerar opciones a y b. Si proporciona una respuesta muy técnico, se arriesga a lanzar la respuesta demasiado alto, y su colega no puede entender su consejo. Del mismo modo, si usted proporciona una respuesta simplista, se arriesga a lanzar la respuesta demasiado bajo, y su colega aprenderá poco o nada. Puede ser tentador para elegir la respuesta c y decir que es razonable para lanzar su respuesta a un nivel moderado; de esa manera que es probable que sea correcto. Pero, ¿cómo saber cuál es el nivel de su colega encontrará moderada? Si usted es un experto en el tema, su conjetura sobre lo que constituye moderado es probable que sea demasiado alta. Y si su colega sabe más de lo que cree, puede ser demasiado baja.

Vamos a pasar por alto la respuesta d sin más comentarios. :-)

Estamos a la izquierda, como usted pudo haber sospechado, con la respuesta e. idealmente, usted trata de vender la respuesta exactamente en el nivel que se adapte a nivel existente de su colega del conocimiento. Por supuesto, no se puede saber lo que es esto, sin antes hablar con la cantidad de su colega ya sabe

Consejo # 4:.. Antes de empezar a escribir, identificar la cantidad de sus lectores ya entienden

Por lo tanto, antes de empezar a escribir que el próximo informe, hágase estas tres preguntas:

• ¿Quién va a leer este Hotel &bull?; ¿Por qué quieren esta información Hotel &bull?; ¿Qué es lo que ya saben

Una vez que haya respondido a estas preguntas, que tienen una buena oportunidad de la presentación de un informe que será a la vez útil y bien recibido Hotel  ?.;