Dar prioridad a Emergencias para reducir interrupciones

Una de las mayores pérdidas de tiempo está siendo constantemente interrumpido por las emergencias que resultan no ser las emergencias en absoluto. Peor aún no está recibiendo interrumpido por alguien cuando no había una verdadera emergencia que podría haber hecho el control de daños o, si es informado con suficiente antelación, impidió.

En este artículo voy a mostrar cómo priorizar, comunicar y gestionar las llamadas de emergencia para que pueda empezar a tomar el control de su tiempo y la gestión de su escritorio de forma más efectiva.

En primer lugar, hacer una lista de los problemas que la gente ha llegado a usted en el pasado.

Ejemplos:

1. Un proveedor será tarde con una parte
2. Un miembro del equipo tiene un problema inesperado con una tarea que podría afectar plazo
3. Alguien resultó herido en el lugar de trabajo página 4. Alguien ha denunciado haber sido acosado sexualmente página 5. Hay un problema con una pieza de equipo que no afecta a la seguridad de página 6. Un empleado necesita aclaración sobre cómo hacer una tarea permanente
7. Una caridad que vale la pena solicita el uso de una de sus piezas de equipo

Y así sucesivamente. A continuación, cree una clase o estándar para priorizar

Algunos ejemplos:.

Emergencia
Urgente
Importante SOP (procedimiento operativo estándar)
En un mundo perfecto
No es parte de nuestra misión

A continuación, coloque cada una de las cuestiones en una categoría. En esta lista de una lesión en el trabajo o una queja de acoso sexual sería una emergencia. Un proveedor de llegar tarde con una parte podría ser una emergencia, SOP urgente, importante o, dependiendo de la fecha límite y la importancia de la pieza se encuentra. Un empleado necesitan aclaraciones con una tarea permanente sería SOP. Un problema con una pieza de equipo sería SOP o importantes. Una caridad que vale la pena podría ser clasificado como importante o en un sólo mundo perfecto su plan estratégico le daría orientación.

Publica tu lista con las directrices sobre la forma de comunicarse y manejar cada tipo de problema.

Emergencia llamar a la puerta, llamar o interrumpir, de texto y de correo electrónico, pista que baja
Urgente-calificar sentido de urgencia y después de llamar, pasar por o correo electrónico en función.
Importante-calificar nivel y luego comunicarse a través de los canales
SOP-mail o configurar una sesión de coaching
En un mundo-file perfecto para su revisión durante la ciudadanía corporativa reunión

Siguiente: Cuando ASK interrumpido "Como hemos definido cuestiones es esto una emergencia, Urgente, Importante, SOP o en un mundo perfecto? "

Si es un-responden de emergencia inmediatamente. Si Urgente ASK "¿Es esto algo de lo que puede esperar hasta esta tarde o va a afectar a nuestros clientes si no se tiene cuidado de esta mañana? Si Importante-" ¿Esto es algo que va a perjudicar nuestra relación con nuestros clientes si esperamos hasta nuestra reunión de dos días o hacer nuestra tenemos que tratar con él antes de eso? "Si SOP-" ¿Puede esto esperar hasta la sesión de entrenamiento o es el retorno de la inversión suficiente para justificar una sesión de entrenamiento más inmediato? Si En un mundo-perfecto "¿Es esto lo suficientemente importante como para que aparezca en nuestra reunión de la ciudadanía corporativa?"

Al igual que la mayoría de las mejoras de proceso que tomará más trabajo ahora para hacer un mundo mejor mañana. Muy pronto, usted encontrará que usted y su equipo se llega a un acuerdo sobre cómo manejar los problemas. Poco después de esto usted se encontrará siendo interrumpido mucho menos a menudo, y aún más importante, que se llamará en las emergencias genuinas con la suficiente rapidez para hacer una diferencia.

Los elementos de acción.

1. Establecer una clase de importancia para cuestiones como emergencia, Urgente, Importante, SOP y en un mundo perfecto.
2. Establecer una lista de qué tema va a donde en su lista de prioridades.
3. Crear preguntas de calificación.
4. Establecer cómo y cuándo comunicar cada clase de prioridad. Página 5. Disfrute de una mayor eficiencia y eficacia en el trabajo.
6. Tener más tiempo para trabajar en las cosas que importan página 7. Ser interrumpido con menos frecuencia Hotel  !;