Cómo planificar un vídeo Reunión conferencia

Cara a cara las reuniones son muy planeadas con anticipación y bien cuidado todos los aspectos para evitar trampas. Lo mismo se aplica a la planificación de las reuniones o conferencias en línea. Cuando se lleva a cabo una sesión de vídeo interactivo bidireccional, identificando público adecuado, el establecimiento de objetivos apropiados para fructíferos resultados de la conferencia y haciendo uso de las herramientas de evaluación es el mismo es necesario que en la reunión cara a cara. Al presentar en un cara a cara medio del altavoz da mucha importancia a conectar con la audiencia y cada segundo se esfuerza por mantener la reunión interactiva y animada con el público. Conectividad y animado encuentro es todo lo mismo esencial en una reunión en línea también pero achieveing ​​se hace difícil ya que requiere atención additonal hacia aspectos técnicos de la videoconferencia que los miembros no tienen control sobre.

Mantener la necesaria técnica personal que puede manejar los problemas de forma espontánea es más necesaria. Para buena ejecución de la conferencia tareas de reuniones se pueden clasificar en las siguientes tareas para facilitar la asignación a las personas de manera diferente en las conferencias especiales:

Coordinación del programa

la coordinación de eventos

Registro

coordinación tecnología sitio

Programa Co ordenación:

Si los miembros del equipo se encuentran en el momento de los lugares una estrategia deben aplicarse para interactuar con los miembros del equipo con respecto a la agenda de la reunión, el pasado enmiendas minutos, de inclusión o unavailabily de un miembro del equipo justo antes de la reunión. Mantener informada a la audiencia objetivo es más importante, no debe ser tomado como supuesto que la gente toma initiave para asistir a la reunión, aunque deciden venir, muchos se golpeó con su propia agenda y tienden a olvidar y pesar por faltar la sesión . Así que el envío de recordatorios a los pueblos de la nitch particular ayuda para llegar a la audiencia que realmente no quieren perderse el programa

Coordinación Evento:. Si se asigna un lugar común de videoconferencia a las ramas de los alrededores, una persona que es mucho más consciente de la ubicación debe asumir la responsabilidad de facilitar a los miembros se unen a la reunión. Algunos reposibilities importantes serían:

La identificación de una sala de juntas que haría es factible para el manejo y accesible para los miembros para llegar con poco itinerante
Mira a través de las disposiciones técnicas de la sala de juntas que se requieren para. la reunión.
Mantenerse en contacto con el coordinador de la ubicación en caso de necesidad urgente durante la reunión. Asegúrese de que el coordinador está disponible hasta que la reunión ha terminado, por lo que cualquier hinderances se pueden manejar de forma rápida

Registro:. Mantener el panel de registro listo para los asistentes a registrarse si no lo han hecho con antelación, proporcionando a los miembros con garabatos almohadillas y las plumas, si son más cómodos en anotar los aspectos más destacados durante la sesión de videoconferencia

Coordinador de Tecnología:. Muchas personas que vienen de el uso del fondo de software de videoconferencia diversificada como una herramienta de conferencia en línea. Todos ellos muchos no se sienten cómodos en el uso de la tecnología, un personel capacitado debe ser liviano para ayudar a los miembros en el uso de la tecnología para que no se sienten incómodos con la tecnología Restaurant  .;