Reducir El Piles

En el trabajo, en casa, no importa quién eres o lo que haga - todos somos bombardeados con papel. Y, y' s estresante! Creo que hemos desarrollado un nuevo temor en nuestra sociedad - PAPERPHOBIA - el temor de tener que lidiar con esa pila que y' s sido sentado allí por una semana.

Así que, ¿qué hacer para recuperar el control sobre su medio ambiente y su salud mental? Recuerde que la primera regla de la organización - y" cuanto menos se tiene, más fácil es organizar y". La sociedad sin papel está todavía muy lejos - pero siguiendo estos sencillos pasos, usted puede reducir permanentemente sus pilas y pilas

¿Cuánto tiempo tengo que mantenerlo

Let y '.? ; s empezar por ir a través de sus archivos viejos y hacer un poco de purga. Siempre se puede trabajar fuera de la filosofía que y" si usted don &'; t tienen una buena razón para mantenerlo, deshacerse de él y" - Pero lo que cuenta como una buena razón? Mucha gente tiene miedo de tirar jamás documento de distancia, ya que se podrían necesitar de nuevo algún día. Yo siempre sugiero a mis clientes como a sí mismos algunas preguntas básicas acerca de por qué se están manteniendo su papel:

- ¿La información relevante para mi vida, intereses personales o de trabajo

- Tiene esta información? convertido en obsoleta? ¿Puedo encontrar un documento más ACTUAL

- ¿Qué tan fácil sería para sustituir esta si necesitaba la información más adelante

- ¿Qué es lo peor que podría pasar si me deshice de que?

Esa última pregunta nos lleva al tema de purgar los registros financieros y legales. Este es un tema delicado (y algo de miedo), porque podría ser en realidad algunas consecuencias severas si tiras algo alejado demasiado pronto. En realidad, hemos visto el surgimiento de un nuevo campo de estudio - la gestión de documentos - dedicada a ayudar a las personas a entender cuánto tiempo tienen que mantener ciertos documentos. Y en base a la información recogida por esta industria, hemos recopilado horario estándar para purgar sus archivos. Pero por favor entienda que este es un tema complicado, y que cada situación es única. Muchas profesiones establecen sus propias normas legales para la retención de registros, es posible que tenga alguna circunstancia inusual o atenuante en su vida - y usted debe consultar con su contador o abogado antes de lanzar cualquier importancia legal, comercial o papeleo financiero
<. p> GUÍAS DE REGISTROS COMERCIALES DE RETENCIÓN

Usted debe mantener los siguientes documentos SIEMPRE (sí, para siempre!):

- financiero anual - declaraciones de impuestos
- cheques de pago de impuestos
declaraciones y libros de contabilidad
- documentos corporativos (constitución, estatutos, constitución, las leyes, minutos) guía - una contabilidad
- Registros de jubilaciones y pensiones
- licencias, patentes, marcas comerciales y las solicitudes de registro
- confirmaciones de las operaciones de inversión y las declaraciones que indican la compra y venta
- documentos que acrediten adiciones de activos fijos
- importante correspondencia
- documentos legales
- informes de auditoría CPA

Apóyese en este papeleo por seis años:

- conciliaciones bancarias y cheques anulados
- cheques de nómina y dividendos cancelados
- personal y nóminas
- registros de compra
- registros de ventas
- Registros de viaje y entretenimiento
- los documentos justificativos de las declaraciones de impuestos
- registros de propiedad /contratos constructor /recibos de mejora (si relaciona impuestos)
- registros de servicios públicos (- recibos de ventas
(si tributaria relacionada) si el impuesto-relacionado)
- otros proyectos de ley (en caso de impuestos relacionados)
- facturas de proveedores

Mantenga estos registros durante TRES AÑOS:

- estados financieros mensuales (con fines internos )
- declaraciones de la tarjeta de crédito
- registros de servicios públicos (para uso interno) guía - solicitudes de empleo
- expirado pólizas de seguro

PERSONAL DE REGISTROS DE RETENCIÓN DIRECTRICES

Usted debe mantener a los siguientes documentos TIEMPO INDEFINIDO (siempre!):

- declaraciones de impuestos
- cheques de pago de impuestos
- confirmaciones de las operaciones de inversión y las declaraciones que indican la compra y venta
- importante correspondencia
- documentos legales
- retiro y registros de pensiones
- informes de auditoría CPA

Colgar en estos registros durante seis años:

- documentos de apoyo para las declaraciones de impuestos
- accidente informes y reclamaciones
- cuentas médicas (si los impuestos relacionados)
- registros de propiedad /contratos constructor /recibos de mejora (si los impuestos relacionados)
- recibos de ventas (si los impuestos relacionados)
- utilidad registros (si los impuestos relacionados)
- otros proyectos de ley (en caso de impuestos relacionados)
- reclamaciones de accidentes asentado

Mantenga este papeleo para TRES AÑOS:

- las tarjetas de crédito
- cuentas médicas (en caso de disputas de seguros)
- registros de servicios públicos (para uso interno)
- expiraron las pólizas de seguro

CIRCUNSTANCIAS ESPECIALES
Debe conservar estos registros de acuerdo a la siguiente directrices:

- Registros de automóviles (mantener hasta que el coche se vende)
- recibos de tarjetas de crédito (mantener hasta que se hayan verificado en su estado de cuenta de tarjeta de crédito)
- pólizas de seguro (mantener para el para la vida de la política)
- hipotecas /acciones /arrendamientos (mantener durante 6 años más allá de la vida de acuerdo
) - talones de pago (mantener hasta que se hayan reconciliado con su W-2) CD - registros de propiedad /contratos constructor /recibos de mejora (mantener hasta que la propiedad se vende)
- recibos de ventas (mantener para la vida de la garantía o la vida del elemento en grandes compras)
- registros de acciones y bonos (mantienen durante 6 años más allá de la venta)
- garantías e instrucciones (mantener durante la vida del producto)
- otros proyectos de ley (hasta que el pago es verificado en la próxima factura)

SEGURIDAD ELIMINACIÓN DE PAPEL

El hecho de que limpiaste a cabo, no significa que se va a la basura! ¿Te diste cuenta de que una vez que poner nada en la basura, se convierte en la propiedad pública? Y los informes de robo de identidad están aumentando cada día. ¿Qué es el robo de identidad? Ese y' s cuando alguien más tenga acceso a sus registros personales - número de seguro social, NIF, licencia de conducir, dirección, información de cuenta bancaria - y pretende ser usted. El uso de su información de identificación, esta persona puede tomar préstamos, ejecutar proyectos de ley de tarjetas de crédito, y ejecutar una gran cantidad de la deuda - todo en su nombre. Y la mayoría de veces, nunca se sabe hasta que obtenga la carta de cobro. Puede tomar años para aclarar los problemas legales y financieros que esto le provoca, y puede arruinar temporalmente su crédito.

Así que para protegerse de esta amenaza, asegúrese de disponer de sus archivos importantes correctamente. Cualquier trozo de papel que contiene números de cuenta, su número de seguro social o cualquier otra información confidencial deben ser triturados. Si sólo tiene una pequeña cantidad de papel para triturar, considere visitar su tienda de suministros de oficina local para recoger una trituradora de personal - corren tan poco en $ 20 en estos días. Si genera una gran cantidad de y" shredable y" papel, o simplemente don &'; t quiere sentarse allí alimentación en una página a la vez, pensar en usar un servicio de destrucción móvil. Estas empresas se vaya a su casa u oficina y triturar sus documentos en el lugar por una tarifa. Sólo asegúrese de que usted elija una empresa de confianza que le proporciona un certificado o carta garantizando que su papel se ha desmenuzado irreconocible

soberbio remate que cortan el paso

Ahora que usted y'. Has limpiado todo del papel viejo, su próximo objetivo es mantener la acumulación de gran parte de ella en el futuro. Es posible que no se den cuenta, pero recibirá aproximadamente 1,500 a 1,800 piezas de correo basura cada año - solicitaciones, folletos, cartas de venta, y otros bits innecesarios de desorden. Usted puede pensar que usted no tiene control sobre las montañas de papel no deseados que llegan a su casa u oficina, pero usted y' re mal. Usted puede solicitar que su nombre sea retirado de las listas de correo que los abogados compran - efectivamente cortando hasta el 75% del correo basura que entra en su vida. Póngase en contacto con una de las siguientes organizaciones:

- Servicio preferencia DMA correo (PO Box 9008 /Farmingdale, NY 11735 a 9.008)

- Stop Asociación de correo no deseado (800-827-5549)

- Ciudadano privado (800-cortar-basura)

- Haines & Co /Criss-Cross Directorio (8050 Libertad Pkwy NW /N. Canton, OH 44720.)

- Instituto de Investigación del Consumidor /Stop The Kit de correo no deseado (PO Box 612 /Ithaca, NY 14851)

BIENVENIDOS A LA ERA DIGITAL

De acuerdo, así que y' hemos reducido la cantidad de papel que recibe de otras personas - ¿qué hacer con el resto? Almacenamiento de documentos en papel pueden tardar hasta un montón de espacio - y la recuperación de ellos es bastante tiempo. ¿Alguna vez has pensado en deshacerse de la copia impresa? I don &'; t significa lanzando documentos que usted don &'; t necesidad - I &'; estoy hablando de la exploración de los que desea conservar y almacenar en su ordenador.

Por supuesto, usted tendrá que mantener copias impresas de algunos documentos - los contratos, documentos legales, y cualquier cosa donde usted tiene que mostrar una firma original. Pero sólo pensar en todas las cosas que mantienen que don &'; t requieren los originales - copias de artículos, artículos de referencia, informes, alguna correspondencia, tal vez incluso los registros de clientes. Por no mencionar el hecho de que los escáneres y software de imágenes de documentos se han convertido ridículamente barato en estos días - menos de $ 100 para una buena máquina. Y usted puede almacenar 100 veces más papel en un disco o CD-ROM que se puede en un cajón de archivo. Sólo asegúrese de que usted mantenga una copia de seguridad de todo lo importante en un incendio caja de seguridad o caja fuerte Hotel  .;