Nara Records Management

Todos los registros de la agencia federal son gestionados por la Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA). Un gran número de organismos gubernamentales carecen de eficacia registros archivados y necesitan mejores métodos de archivo de datos - estos fueron los resultados de la división de administración de registros de NARA. 93% de las 270 agencias federales cubiertos por la encuesta de evaluación de políticas de gestión de los registros eran sensibles.

Con base en la evaluación de los resultados de la encuesta de la división de gestión de registros de NARA, el riesgo de no contar con métodos eficaces de archivado de registros fue elevado en algunos casos. Los departamentos de pie más bajo en la encuesta incluyen Transporte, Educación, Justicia y Agricultura. Una puntuación por debajo de 90 indica un riesgo moderado de registros inadecuados y hasta el 90% los encuestados cayó en esta categoría
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La mayoría de los departamentos falló en registros electrónicos efectiva. Departamentos federales carecen ya sea totalmente compatible con un sistema para retener los mensajes de datos electrónicos o de correo electrónico no son capturados debido a su incompatibilidad con el sistema. Con el fin de llevar un registro de los correos electrónicos, los organismos han recurrido a la impresión y presentación de estos mensajes, pero de acuerdo a NARA, registros electrónicos son importantes y este método de conservación es inadecuado. Por otra parte, muchas agencias creen que si son copias de seguridad de sus mensajes de correo electrónico en los ordenadores o discos duros, es lo mismo que tener un software de archivo propio que guarda todos los mensajes de correo electrónico para que puedan ser accedidos por NARA o cualquier otra agencia de regulación.

A menudo los registros del personal de gestión no se consulta a la vez que los planes de archivo de datos, lo cual es una preocupación importa. Ellos no tienen que tomar decisiones respecto a cómo van a guardar los datos, lo que la compañía de software que se utilizan y cuál es la forma más eficiente de ir sobre este proceso. Todas estas decisiones son tomadas por los funcionarios en los puestos más altos que a menudo carecen de primera mano la comprensión del proceso de gestión de registros que lleva a sistema ineficiente. 16% los encuestados afirmaron participación ocasional de personal de gestión de registros en el proceso de toma de decisiones, mientras que más del 19% afirmó participación regular.

Esto significa que la participación del departamento de gestión de datos en el proceso de toma de decisión es nula en más sobre 65 % agencias. Los programas de registro en muchos organismos que son insuficientes, no aseguran el total cumplimiento de las regulaciones NARA. Pobre nivel de habilidad de los trabajadores de gestión de registros y la falta de formación son otras razones para la gestión de datos ineficiente Hotel  .;