Alineación de Retención de documentos y estrategias de retención por juicio es clave para defendible eliminación de datos

Desde el momento en que nos sentamos en nuestros escritorios de trabajo en nuestro último cheque Smartphone antes de acostarse, se nos recuerda constantemente de la gran cantidad de mensajes de correo electrónico y datos dirigido a nosotros. En 2010, los promedios indican que aproximadamente 294 mil millones correos electrónicos fueron enviados todos los días hábiles. Las estadísticas de 2011 revelan que la cuenta de correo electrónico de negocios típico envía o recibe un promedio de 105 correos electrónicos al día. (y" ¿Cuánto sabe usted de Tu Email &";? www.dynamicbusiness.com.au 1 de septiembre de 2011) Más difícil de cuantificar son documentos empresariales electrónicos (informes, hojas de cálculo, wikis, entradas de SharePoint, documentos de MS Office, etc .) ya que el volumen de los que depende del tipo de corporación y de la industria vertical. Sin embargo, la tendencia es clara y esta creciente ola de datos tiene — o debería tener — un gran impacto en las estrategias de retención de documentos y retención por juicio, sobre todo teniendo en cuenta la línea de fondo.

El almacenamiento de datos es costoso en una escala tan grande y tiene una relación directa con los costes asociados a la gestión de riesgos, especialmente para las empresas que están expuestos a litigios o regulación gubernamental. Toda regla de procesamiento, revisión y producción pueden tener un costo de litigio de $ 2.70 a $ 4.00 por documento. (Degnan D. Contabilidad para los Costos de Electronic Descubrimiento Minnesota Revista de Derecho, Ciencia & Tecnología 2011; 12 (1):.. 151-190.) Aunque nadie quiere arriesgarse a sanciones por la expoliación, está claro que es en una empresa y ' ; s mejor interés para reducir defendible los millones de documentos que se conservan a menudo innecesariamente. Esto no sólo la práctica de reducir el costo del litigio por la eliminación de datos que es ya sea viejo, inútil, o no negocios relacionados, también mitigar algunos de los riesgos y los costos que pudieran derivarse de la retención innecesaria de datos potencialmente dañinos en aún para ser presentada o litigio anticipado

La alineación de una empresa y'. s la política de retención de documentos con su estrategia de retención por juicio puede ser un desafío cuando existen intereses en competencia. Con el fin de lograr el equilibrio óptimo de rentabilidad entre los dos planes, departamentos legales y de TI deben coordinar mejor sus esfuerzos. La gestión de riesgos puede ser el objetivo último de ambos departamentos, pero sus perspectivas difieren lo suficiente de que a menudo no aprecian entre sí y' s contribuciones a la realización de este objetivo. Con el fin de formular la política de retención de documentos ideales, estos departamentos tienen que confiar en los demás y'. S experiencia

Todo documento de políticas de retención están sujetas al escrutinio si litigio o la regulación del gobierno entra en la ecuación. Este nivel de control se basa en un estándar de razonabilidad y mdash; es su política de retención de documento en particular y" razonables y" para su organización y' s necesidades y la exposición a litigios o regulación? Para medir este umbral de razonabilidad, una organización necesita preguntarse una serie de preguntas relativas a las necesidades del negocio, obligaciones, estándares de la industria, y la exposición a litigios. Para responder a estas preguntas, Legal querrá consultar con TI. Mientras tanto, tendrá que depender de Legal en cuanto a qué tipos de documentos sometidos a políticas de retención específicos
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Una política de retención de documentos apropiados también tendrá en cuenta los estatutos de limitaciones o requisitos reglamentarios que rigen los períodos de retención de cierta documentos. Cada tipo de documento, incluyendo contratos, daños personales /responsabilidad del producto, impuestos, Sarbanes-Oxley, EPA y OSHA documentos relacionados se debe conservar y eliminados en consecuencia. Por ejemplo, dependiendo de la jurisdicción, el período de tiempo durante el cual una disputa contractual puede ser llevado intervalos de tres a veinte años, mide desde la fecha de la infracción. Sin embargo, la mayoría de las disputas de contratos son llevados durante la vigencia del contrato en cuestión, o justo después de la terminación, lo que permite a las empresas a adaptar estrechamente su retención de documentos relacionados con el contrato. La mejor política de retención de documentos también contar con procedimientos relativos respaldo cintas y otras formas de almacenamiento de archivos más profunda debido a los altos costos asociados con la identificación, el acceso y la producción de datos de éstos.

Cuando hace el cambio de enfoque de retención de documentos a una obligación de poner una retención por juicio en su lugar? El deber de conservar los agregados cuando un partido se pone primero en la notificación de posibles litigios. y" Una vez que un partido anticipa razonablemente litigio, que está obligado a suspender su retención de documentos /Política destrucción rutina e implementar a &'; litigios bodega y' para garantizar la preservación de los documentos pertinentes y" Goodman v. Praxair Services, Inc., __ __ F.Supp.2d, 2009 WL 1955805 en * 14 (D.Md. 07 de julio 2009) (citando Zubulake IV, 220 FRD a 218). Hay algunas obvia (y más sutil) y" eventos de activación &"; que puede requerir la suspensión de litigio. Citaciones, tribunal ordenó la producción, recepción de proceso o una queja son indicadores claros de que usted y su organización tiene la obligación de conservar los datos pertinentes. Además, las amenazas de litigio por un empleado, cliente o socio de contrato, por ejemplo en una carta de demanda o por correo electrónico, también obliga a la empresa a proteger los datos pertinentes contra la expoliación. Las quejas por cuestiones laborales de un empleado, como el ambiente hostil de trabajo, el acoso sexual y la discriminación por edad también se desencadenan una retención por juicio para, documentos relevantes relacionados.

El proceso de suspensión de litigio puede ser extremadamente difícil, lento y costoso de llevar a cabo de plena conformidad con las reglas de descubrimiento y la jurisprudencia. Afortunadamente, junto con la proliferación de la información almacenada electrónicamente en la última década, varios de Software como Servicio (SaaS) se han convertido en disponible para ayudar con este proceso engorroso. Estas herramientas ayudan a los abogados externos y en la casa abogados corporativos transmiten rápidamente litigios retención notas a los custodios apropiados y luego un seguimiento de la aceptación de avisos de retención.

Colaboración, prácticas razonables y políticas, y los períodos de retención diferentes para diferentes documentos son todos un papel decisivo en la reducción preventiva de su empresa y' s litigios pasar. No sólo el costo de almacenamiento se reducirá, pero cuando llegue el momento de revisar y producir estos documentos, su empresa es probable que experimente un importante ahorro. Para maximizar la eficiencia, su empresa puede incorporar nuevas tecnologías que compensar el difícil tarea de hacer cumplir una retención legal. A pesar de la afluencia constante de mensajes de correo electrónico, informes, hojas de cálculo y otros datos, la gestión de su retención de documentos y la aplicación espera de litigio no tiene por qué ser abrumadora Hotel  .;