La organización de una Conferencia - Parte 1

La organización de una conferencia puede ser una tarea que consume enormes proporciones y el tiempo. Muy a menudo la persona responsable de la organización del evento es un PA o secretaria y como tal tiene una gran cantidad de otras responsabilidades. Muy a menudo están obligados a organizar uno o dos eventos de esta naturaleza al año y, aunque muchos de ellos lo hacen de manera muy eficiente, hay algunos que luchan con la tarea. En este artículo se tratará de ayudar a los que necesitan alguna orientación para completar esta tarea. Cubrirá una serie de puntos a tener en cuenta desde el suministro de una sede de la conferencia para publicar conferencia de feed-back. Se tratarán diferentes áreas en diferentes artículos y los artículos más antiguos se pueden encontrar navegando por los archivos o la búsqueda de los artículos cuyos títulos incluyen "La organización de una conferencia".
Estos artículos han sido escritos desde una perspectiva sudafricana, sino que también son relevantes a otros países donde los principios de la organización de una conferencia son los mismos.
En el artículo de esta semana vamos a cubrir el presupuesto al comprar un lugar de la conferencia. ¿Por qué debería lectores quieren información o artículos publicados en áreas específicas, por favor no dude en ponerse en contacto el escritor y éstas serán consideradas.
un abastecimiento de SEDE DE LA CONFERENCIA EN SUDÁFRICA
SEMANA 1 | Hay varios puntos a considerar al comprar un lugar de la conferencia en Sudáfrica. Esta semana vamos a cubrir el presupuesto.
1. Presupuesto
¿Cuáles son los lugares de costos y hacer que se ajustan al presupuesto asignado a la conferencia? Al llamar para citas de lugares que uno debe tener cuidado de que todos los costos ocultos que se tomen en cuenta. Algunos puntos a tener en cuenta al llamar para cotizaciones debe ser: -

a) ¿Las tarifas incluyen o excluyen el IVA? La mayoría de los centros de conferencias en Sudáfrica Cita IVA pero hay unos pocos que cita no incluyen IVA. Usted puede tropezar la parte del IVA al encuentro importe del presupuesto de su empresa como esta cantidad es normalmente sin IVA.
B) ¿Incluyen las necesidades de equipo o se trata de extra? La mayoría de los lugares son equipo estándar en sus tarifas. Asegúrese de que usted sabe lo que este equipo de serie incluye y llame para las tasas para cualquier equipo adicional que pueda necesitar. Para conferencias más grandes es posible que necesite un equipo especializado que puede necesitar ser subcontratado a una empresa externa.
C) En el caso de que los delegados necesitarán alojamiento, preguntar si todas las comidas se han incluido o es el tipo de alojamiento citado simplemente en una cama y desayuno. Algunos hoteles citan habitación sólo alojamiento o alojamiento y desayuno Precios. Asegúrese de que usted sabe lo que usted y lo que las comidas que incluye.
D) ¿La tasa Conferencia Día incluyen todos los refrescos, el lugar de alquiler, etc están citando? Una Conferencia Día Precios de Paquete o DCP normalmente incluye todos los tés y cafés, almuerzo, uso de la sede, de uso de los equipos y del IVA. Es mejor ser citado una tasa DCP que incluye todo esto de ser citado por el té /sesión de café, almuerzo, alquiler de habitación, etc. como la oportunidad de costo oculto inesperada producida es menor. También una tasa envasados ​​normalmente es ligeramente menor que la suma de las partes.
E) ¿Los índices aumentar antes de su conferencia? A menudo, una conferencia está organizada meses de antelación a la fecha. Asegúrese de que el lugar que usted cita a las tasas aplicables a la época del año la conferencia se llevará a cabo y tarifas no corriente que puede estar sujeto a los incrementos anuales.
F) ¿Los tarifas incluyen Turismo Levy? Gravamen El turismo es un impuesto que grava el gobierno en alojamiento. Se aplica en el 1% de la parte de alojamiento de la tasa.
G) Cuando los delegados se quedan durante la noche y se requiere alojamiento, es mejor conseguir una tasa de Todo incluido o un tipo de empaquetado de 24 horas. Esto normalmente incluye todas las comidas, alojamiento, alquiler de la sala de conferencias, equipo estándar, IVA, gravamen turismo, etc. Algunos lugares a citar una cena, alojamiento y desayuno y una tasa de DCP por separado. Otros pueden ofrecer una tarifa alojamiento y desayuno y una tasa de DCP, pero pueden excluir involuntariamente una tasa cena. Asegúrese de que usted ha presupuestado para la cena para los delegados residentes y saber exactamente lo que está recibiendo por su ritmo.
H) Cuando la organización de una conferencia en la que los delegados tendrán que pagar por su propio alojamiento, pero los organizadores organizar el transporte desde y hacia el lugar, siempre se debe incluir que van desde alojamiento de 5 estrellas a un alojamiento de 3 estrellas a fin de proporcionar un alojamiento adecuado para una amplia gama de los delegados al menos tres hoteles oficiales. También hay que tener en cuenta la distancia de estos hoteles del centro de conferencias con el fin de limitar los costes de transporte Hotel  .;