Racionalización Cuentas por Pagar Positivamente puede afectar Bottom Line

Debido a economía difícil de hoy, las empresas están tratando constantemente para agilizar los procesos y ser más eficientes con menos recursos. Departamentos en todos los ámbitos están siendo desafiados a producir mejores resultados con menos empleados y departamentos de cuentas por pagar no son diferentes. Este departamento es típicamente responsable del manejo de facturación y verificación de las solicitudes de una compañía. Y es por lo general cae bajo el departamento de Finanzas, reportando al Director de Finanzas o de otro supervisor que es el responsable de las finanzas de la empresa. Otra cosa, estos departamentos a menudo requieren una gran cantidad de personal de si una compañía procesa una gran cantidad de facturas o cheques o si cuentas por pagar aún se procesan en gran medida a mano utilizando sistemas de papel.

Cuando el departamento de cuentas por pagar es generalmente responsable de escribir cheques y pagar cuentas, esto hace que sea importante para este departamento para ejecutar de manera eficiente y para que los empleados cuentan con los recursos y la asignación de tiempo para hacer correctamente su trabajo con el fin de mantener la precisión y evitar el fraude. Cuando es escaso este departamento, con exceso de trabajo, o ineficiente, la empresa puede llegar a ser más fácilmente un objetivo para el fraude, ya sea interna o externamente por los empleados por los vendedores que son conscientes de que las facturas no están recibiendo la atención adecuada. Cuando los procesos en este departamento son ágil y actualizado, una empresa puede ser capaz de hacer mejoras significativas en la reducción de costos y ahorro de tiempo
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Una forma de mejorar la eficiencia, sobre todo en los departamentos financieros, es automatizar los sistemas y procesos. Estos departamentos suelen recibir, procesar y enviar un montón de papeleo. Facturas entrantes, cheques salientes con facturas adjuntas, registros de nóminas, informes financieros, y las solicitudes de verificación se suman a una gran cantidad de papeleo. Trámites requiere manipulación manual y el espacio de almacenamiento físico también. La automatización de los sistemas puede eliminar una gran cantidad de papeleo y crear un sistema más eficiente. Es posible que haya menos posibilidades de error humano cuando sus sistemas están automatizados. Problemas tales como ser doble facturado o accidentalmente el pago de una factura dos veces se pueden eliminar con la automatización. No sólo eso, sino que también puede ser capaz de reducir la facturación falsa o fraude.

A medida que seguimos para tratar de lograr más con menos recursos, es importante que todos los departamentos para tener una idea exacta de lo que ocurre con el flujo de trabajo . La gestión será consciente que los empleados están manejando qué funciones, las tareas que se están duplicados, donde los errores se llevan a cabo, y donde las cosas están cayendo por las grietas con la ayuda de mapas de procesos. Delinear el flujo de trabajo de un departamento y el aprendizaje en donde los procesos pueden ser mejorados pueden ayudar a la gerencia a determinar cómo se puede implementar la automatización para mejorar los procesos y mejorar la función de un equipo. Sólo cuando se reduce el papeleo y los errores humanos en el departamento de cuentas por pagar, entonces se puede ayudar a una empresa a reducir los costos, reducir el fraude y mejorar el tiempo de respuesta de transacción. De este modo, se mejora la eficiencia en este departamento puede finalmente afectar el balance final de una empresa positivamente Hotel  .;