Errores a evitar en sin fines de lucro de Contabilidad Software Systems

Una reciente conversación Linkedin relacionada con las nuevas implementaciones de sistemas de software de contabilidad sin fines de lucro y los diversos sistemas en el mercado, trajo muchas ideas sobre este tema. Es evidente que varios usuarios tenían sus favoritos. Pero después de muchos indicaron que el sistema mejor que les gustaba o habían utilizado, el verdadero problema salió. Es decir que ningún sistema de software de contabilidad sin fines de lucro realizará satisfactoriamente sin diseño y correcta aplicación. Para lista implementación y otra información valiosa, visite http: //www.accountingsoftware success.com
Si la implementación de un nuevo sistema de contabilidad sin fines de lucro o mejorar uno ya existente, hay varios de diseño y de procedimiento cuestiones que deben abordarse <.. br> Codificación inadecuada de software de contabilidad sin fines de lucro Una de las cuestiones más importantes es la codificación, en particular el plan de cuentas en un entorno de contabilidad sin fines de lucro. Si las transacciones no se codifican en una forma que permite una fácil clasificación y selección de la presentación de informes, usted se encuentra la extracción (o cambio de claves) de datos en hojas de cálculo y la manipulación de allí. De hecho, uno de los síntomas de un sistema inadecuado o mal diseñado es sobre la dependencia de las hojas de cálculo. Si usted y' re uso de hojas de cálculo para los informes de rutina (semanal, mensual, trimestral), que es probablemente un área que usted debe buscar en la automatización. Mira su presentación de informes y trabajar hacia atrás para asegurarse de que su código de cuenta puede apoyar sus necesidades de información
Más allá del plan de cuentas asegurarse de vendedor y de identificación de cliente y'. S son coherentes y tienen sentido para el usuario final. Por ejemplo, si el sistema busca los vendedores por códigos alfanuméricos, don &'; t los números de uso para identificarlos. Utilice una variación constante de su nombre por lo que son más fáciles de encontrar. Y el uso de la misma lógica con los empleados
No revisar los procesos /proceduresOne si los mayores conceptos erróneos &'; en materia de software es que va a arreglar los procesos de negocio rotos. No lo hará, pero puede traerlos a la luz! Como ejemplo, si usted está entrando en las facturas después de los controles se apagan, la mayoría del software se NO acomodar su proceso (De hecho, me he encontrado con este escenario). Por favor don &'; t culpan al software! Revise su proceso y ver cómo podría ser cambiado para permitir que el software para mejorar su precisión y eficiencia.
No tomar ventaja de la contabilidad sin fines de lucro de software featuresOftentimes software se compra con la intención de utilizar funciones avanzadas, pero la inercia hace cargo y cosas volver a la y" edad y" camino. Áreas como la reconciliación automática, información, procesos automatizados de presupuestos, flujo de trabajo y gestión de documentos de todo suena muy bien, pero son realmente difícil de implementar. Por otra parte, sin duda hay un costo /beneficio para el tiempo y el esfuerzo que se necesita para llevar a cabo estas tareas. Es muy parecido a “ mini-conversión y" de esa tarea que está llevando a cabo. Así que en primer lugar, asegúrese de que y' s un esfuerzo para el cual usted y' darás cuenta de un retorno de la inversión. De hecho, algunas características pueden no funcionar como se ha demostrado. Hable con otros usuarios que ya han puesto en práctica esa característica, y puede validar su utilidad. A continuación, asegúrese de que está claro en lo que se requiere para una implementación exitosa, y luego planificar adecuadamente y ejecutar en él
No crear documentación We &';. Re no estamos hablando de manuales de usuario aquí. We &'; re hablando de documentos personalizados para cada transacción y el proceso se ejecuta en todo el sistema, desde entradas GL para las copias de seguridad del sistema. Si bien estos procedimientos son mucho tiempo para crear, su valor en asegurar procesos consistentes y resultados es muy valiosa. Además, hacen grandes referencias de capacitación para el personal nuevo, así como guías de referencia al rellenar para alguien de vacaciones
TrainingWhether inadecuada it &';. Sa nuevo sistema o una nueva versión de versión, aprender a utilizar plenamente el sistema asegura una óptima retorno de la inversión. La capacitación también permite a su personal para hacer preguntas del sistema que pueden necesitar aclaraciones sobre.
SystemsA demasiado complejo sin fines de lucro con una sola fuente de ingresos y una sola área del programa puede ser capaz de utilizar un sistema bastante simple, como QuickBooks. Sin embargo, como transacción y aumenta la complejidad de informes (asignaciones, informes cruz año fiscal, múltiples clasificaciones liquidativos, etc.), la necesidad de un sistema que ofrece las características y beneficios aumentar
. Conclusiones Respecto Nonprofit Contabilidad Software Systems La discusión llevados a la mente algunos de los comentarios favoritos escuchado en 20 años de consultoría en implementaciones de sistemas sin fines de lucro. Mi top 6:
No. 6 – y" I &'; no estoy demasiado preocupado por los informes. Hago la mayor parte de la mía en Excel y" (Los mismos que diseñaron en VisiCalc?)
No. 5 - y" he ganado y' t necesita cualquier ayuda implementación, I &'; he hecho varios. De hecho I &'; he implementado tres sistemas de contabilidad diferentes aquí en los últimos 5 años y "!; (No digas más.)
No. 4 - y" Hemos ganado y' t necesidad de involucrar a todo el personal en el proceso. I &'; diré qué hacer y ellos y' ll hacen y" (Los golpeos continuarán hasta que la moral mejore!)
No. 3 - y" Nos don &'; t necesita cualquier documentación SOP. It &'; s todo aquí (señala la cabeza) y" (Aunque yo prefiero usar y" ¿qué sucede si usted gana la lotería y" escenario, mantener al personal en referencia a un incidente desafortunado autobús y hellip; mientras sonreía.)
No. 2 - y" Sólo quiero ver cómo funciona y me puede enseñar a los demás lo que debe hacer y". (Debido a que nadie sabe su trabajo mejor que tú, y que, obviamente, tiene un montón de tiempo libre.)
Y el Nº 1 Comentario - y" I &'; d gustaría mantener mi plan de cuentas /vendor ID codificación /empleado debido a que y ' ; es la forma en que y' he hecho siempre es y "!; (Por lo menos eso explica su y" Vintage &";. Armario)
Sí, la planificación intensa, crítica procedimiento (incluyendo la entrada del personal), la formación, la documentación, y la voluntad de aceptar el cambio son componentes críticos de una implementación exitosa. Propio software de contabilidad sin fines de lucro no solucionará los procesos de negocio rotos, pero a menudo traerlos a la luz Restaurant  !;