Artículo: ¿Qué es la Gestión Documental

Gestión Documental es la idea de la forma de gestionar los documentos en el buen sentido para poder encontrarlos fácilmente, encontrar información en ellos, el control de cambios en los documentos, compartirlos con otras personas y aún así sólo mostrarles a las personas que deberían ser capaz de verlos. Incluido en la parte de seguridad es también para poder controlar qué tipo de información que otros deben ver y si ellos deben ser capaces de cambiar el contenido del documento.

En el pasado todos los documentos fueron escritos en papel y almacenados en lugares seguros donde sólo las personas con derechos a los documentos tenían llaves de. Podría ser algún tipo de archivo de gabinete. Este método se utiliza todavía en algunos lugares, pero por lo general se combina con tener los documentos en algún tipo de sistema de gestión de documentos, a veces abreviada DMS. En un principio estos fueron llamados sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDM).

Hoy usted es capaz de encontrar sistemas de gestión de documentos que se utilizan específicamente para la gestión de documentos, pero hay un montón de software de colaboración o gestión de proyectos de software que incluir una gran cantidad de la funcionalidad necesaria en una gran cantidad de empresas. Esto hace que sea aún más difícil de encontrar lo que busca ya que usted es capaz de instalar un sistema con múltiples propósitos.

Hay un montón de diferentes funcionalidades que son capaces de conseguir con un sistema de gestión documental y es tanto, es importante que usted piensa que a través de lo que pueda necesitar
Algunas áreas que debe considerar son:..

* Seguridad

La seguridad es por lo general muy importante para la mayoría de las empresas y más documentación
Hay diferentes tipos de seguridad que necesita ser considerado.
La primera es la seguridad externa. Con siguientes requisitos en materia de accesibilidad, es importante establecer el sistema de una manera para que las partes externas no pueden tomar parte de los documentos que no desea compartir.
La segunda es la seguridad interna. Esto suele ser un poco más complicado, ya que desea tener en cuenta varios requisitos.
Es común que usted quiere tener los documentos que son accesibles por todas las personas en un departamento, sin embargo, sólo unas pocas de las personas deben ser capaces de alterar el información. También es común que usted quiere tener documentos privados para una persona que no debería ser accesible por cualquier persona.
Creación de la estructura de la organización para el sistema de gestión de documentos es vital antes de decidir cuáles son los requisitos que tiene. Al pasar a través de la organización y cómo deben ser accedidos y utilizados por todos los documentos que va a entender mucho más de la forma en que desea que el sistema funcione.

* Colaboración

Uno de los propósitos de la gestión de documentos sistemas es mejorar la colaboración y la tienen las personas a cambiar el documento y ver fácilmente la última revisión del documento.
Así que, ¿qué quieres que esto funcione? ¿Quieres que todos sean capaces de cambiar el documento al mismo tiempo o quieres una a la vez añadir sus cambios? México La primera opción suele ser bastante difícil, pero hay algunos sistemas de gestión de documentos que pueden hacer esto. La segunda solución es más fácil y han existido por mucho tiempo. Lo que suele ocurrir es que usted y" echa un vistazo y" el documento para hacer cambios. A continuación, bloquear el documento para cualquier otra persona cambie. Ellos, sin embargo, ser capaz de ver la versión anterior del documento (la mayoría hasta la fecha en la que se encuentra en el sistema). Cuando haya terminado de cambiar el documento que y" check-in y" el documento modificado para que sea visible para todos.

* Accesibilidad

¿Cómo se debe ser capaz de acceder a los documentos? Esta es una pregunta difícil ya que es posible que desee ser capaz de trabajar con el documento cuando se está de viaje y no tienen acceso a Internet. Algunas compañías están contentos con tener el documento sólo se puede acceder en línea y si usted desea llevar a casa usted puede hacer una copia a su computadora y verlo sin conexión. Si usted quiere hacer cambios en él lo haces en línea. Sin embargo, también hay algunas empresas que deben ser capaces de manejar la posibilidad de cambiar también el documento fuera de línea.

* formatos de documentos

¿Qué tipo de documentos es lo que quieres ser capaz de tener en su sistema de gestión de documentos y cómo hacer que usted quiere que se gestionarán?
Algunos sistemas le permiten trabajar dentro del sistema para todos los cambios de un documento. Algunos sistemas de abrir el software real para trabajar en, por ejemplo MS Word. Es importante que usted piensa acerca de cómo desea que esto funcione. Esto también es importante cuando se mira en el siguiente punto, cómo ser capaz de buscar y encontrar el documento que está buscando.

* Posibilidad para buscar

Usted tiene que pensar en cómo ser capaz de buscar el documento. Una solución es crear Meta Información sobre el documento y conectar la información de modo que es fácil de encontrar. Otra forma es capaz de buscar el título, el autor y el resumen. Esta es, sin embargo, también consideró los metadatos.
Otra forma es ser capaz de hacer búsqueda de texto libre a través de un documento. Esto es un poco más difícil si se permite a cualquier formato de archivo, pero hay unos pocos sistemas muy buenos de gestión de documentos que serán capaces de ayudar a ustedes por ahí también.

* Trazabilidad

Uno de las cosas más importantes es la trazabilidad. ¿Quién cambió el documento y cuándo? ¿Qué cambios se hicieron y somos capaces de fácilmente volver a una versión anterior?
Una cosa que usted puede ser que desee trazar es que haya leído el documento. Tal vez usted desea realizar un seguimiento que todo el mundo ha leído los cambios del documento y por lo tanto deben ser conscientes de lo que está escrito.

Hay un montón de cosas que se puede decir acerca de la gestión de documentos. En un principio se puede considerar que es muy fácil, pero después de un tiempo entender la complejidad de la misma. Este artículo plantea algunas ideas de lo que pensar y abrir sus mentes a preguntas para hacer al considerar su próximo sistema de gestión documental Hotel  .;