La reducción de papeleo

Cuando uno piensa en el trabajo de oficina de un histórico siempre piensa en los empleados como en una novela de Charles Dickens, obligados a trabajar con poca luz, registrando cifras de las columnas, usando un lápiz y nunca permitió que conseguir otro hasta que el en uso era más que un corto trozo. Hoy en día, por supuesto, muy poco trabajo se hace usando los lápices y los días de personas que trabajan en habitaciones sin calefacción en poca luz han pasado de largo.

Sin embargo, el flujo de trabajo sigue creciendo. Consideremos el proceso de contratación en una concurrida tienda de cadenas minoristas.

Cada comprador tiene un cierto presupuesto con el que para comprar bienes y gire el stock de más de 12 veces al año. Puede haber 10 compradores, cada uno con 100 líneas de productos para los que son responsables. Ellos entrarán en negociaciones con proveedores y realizar pedidos de bienes a ser entregados a las diversas tiendas en cantidades adecuadas. Una copia de cada orden irá al proveedor, una copia a la tienda, y una copia para el departamento de cuentas por pagar.

Cuando la mercancía llega en la tienda del departamento de recepción, luego casarse con la nota de entrega de la orden, así como para asegurarse de que las mercancías han sido efectivamente ordenada, entonces recibe las mercancías y aprueba el albarán de entrega con cualquier escasez etc y luego firmar una copia y dar una copia al conductor de la entrega, conservar una copia y luego enviar una copia, junto con los bienes recibidos bono (GRV), a las cuentas por pagar de departamentos, que deben luego casarse con el GRV y albarán al orden original.

En algún momento el proveedor va a presentar una factura a la empresa que llegará en el departamento de cuentas por pagar y luego debe estar casado con la orden, el GRV y entrega de notas. Esto entonces se procesará para el pago.

Muchas de las grandes cadenas, viendo su flujo de efectivo luego tomar un punto de vista sobre exactamente cuándo se pagará. Si hay alguna ventaja, como un descuento de solución atractiva que pueden pagar en 7 días. En su defecto se puede esperar a que un estado de cuenta, otro pedazo de papel para ser casada con el conjunto ya se ha mencionado, y luego pagar en 30 o 60 o incluso 90 días. (es decir bye bye y el es un minoristas propia política dependiendo de lo fuerte que son y lo mucho que los proveedores quieren que su negocio.)

El punto de todo esto es que en el departamento de cuentas por pagar, para una orden, habrá por lo menos 5 o seis pedazos de papel que deben ser casados ​​juntos y luego presentado de tal manera que los auditores pueden rastrear.

Cuentas Procesamiento pagar podría ser mucho más fácil si tan pronto como una pieza de papel llegó se convierte inmediatamente en una entrada de la computadora y todo el casarse, transformación, la autorización y la toma de decisiones sobre las fechas de pago, etc podrían hacerse en línea.

Esto es lo que se encuentra disponible mediante un escaneo y reconocimiento óptico de caracteres sistema puede ofrecer. Reduce de inmediato el flujo de papel dentro de un departamento y por lo tanto reduce los costos y los peligros de la metedura de pata Hotel  .;